Logiciel de gestion de pension animale

Les dernières évolutions du logiciel

Génération avoir si annulation réservation

Désormais, lorsque vous annulez une réservation ou un gardiennage pour lequel vous avez perçu un (ou plusieurs) acompte(s), vous avez la possibilité de créer un avoir qui pourra par la suite être utilisé comme partie du règlement dû pour un prochain gardiennage de ce client. Cet avoir sera par défaut d'un montant identique à la somme des acomptes perçus, mais il pourra être modifié si besoin.

Édition publipostage liste clients

Si vous souhaitez générer un publipostage pour un ensemble de clients à partir d'un modèle de courrier paramétré dans le logiciel, c'est désormais possible via le bouton Courrier accessible depuis la liste des propriétaires.

Statistiques nombre d'animaux

Vous avez désormais la possibilité de retrouver des statistiques pour le nombre d'animaux présents dans votre structure sur une période donnée. La visualisation graphique vous permettra de rapidement comparer les chiffres en fonction des types d'animaux paramétrés. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur le bouton Statistiques du bandeau de gauche, puis sur Nombre d'animaux.

Photos fiche animal

Il vous est maintenant possible de rajouter jusqu'à 2 photos d'un animal dans le logiciel. Cette opération est possible lors de la création ou de la modification d'un animal, via l'onglet « Photos » de sa fiche. La première photo (n°1) renseignée sera également utilisée comme aperçu dès que vous passerez la souris sur le nom de l'animal depuis les différentes listes proposées par le logiciel (registre animaux, fiche location, fiche client).

Total animaux journalier

Le planning affiche désormais une ligne permettant d'obtenir le nombre d'animaux présents par jour dans la pension, afin de vous aider dans votre organisation.

Historique mailing client

Vous avez désormais la possibilité de consulter l'historique des mails envoyés par client, de manière à repérer rapidement si un document a bien été transmis. Pour cela, il vous suffit d'aller sur la fiche d'un client depuis le bouton Propriétaires puis de consulter les informations de l'onglet « Mailing ».

Statistiques chiffre d'affaire prévisionnel

Le logiciel vous permet désormais de générer des statistiques de chiffre d'affaire prévisionnel en prenant en compte les réservations/options enregistrées sur une période donnée. Pour que le calcul se fasse correctement, veillez auparavant à générer un devis pour vos réservations afin qu'un tarif soit gardé en mémoire dans la base de données, puis depuis le bouton Statistiques > Chiffre d'affaires, cochez la case « Prendre en compte les locations/réservations à facturer ».

Duplication propriétaire depuis sa fiche

Vous avez désormais la possibilité de dupliquer un client directement depuis sa fiche. Cela vous permettra de conserver l'historique de ses coordonnées en cas de changement d'adresse par exemple. Pour cela, allez sur la fiche du client souhaité depuis le bouton Propriétaires du bandeau de gauche, puis cliquez sur le bouton Dupliquer la fiche.
Attention : une fiche propriétaire ne pourra pas être dupliquée si ce dernier a déjà une réservation ou un gardiennage en cours.

Gestion des heures d'arrivées et de départ des animaux

Une importante mise à jour a été déployée afin de vous permettre de gérer plus précisément les heures d'arrivée et de départ des animaux de votre pension, permettant ainsi maximiser l'occupation des boxes et de facturer des clients à la demi-journée. Avoir un animal arrivant le matin et repartant l'après-midi, puis un autre arrivant juste après et restant jusqu'au lendemain ne sera désormais plus une corvée à gérer. De même, le planning affiche maintenant ces heures afin de repérer rapidement quels animaux sont censés partir de la pension et quand. Ces heures sont bien sûr modifiables en cas de changement de programme.

Consultation propriétaires/animaux archivés

Depuis la liste des propriétaires ou des animaux, vous avez maintenant la possibilité de cocher respectivement l'option « Propriétaires archivés » ou « Animaux archivés » pour accéder la liste correspondante. Cela vous permettra de consulter et de retrouver des données précises d'anciens clients si besoin.

Statistiques réservations

Le logiciel vous permet maintenant de calculer le nombre de réservations effectuées sur une période donnée, ce qui peut vous aider à visualiser les pics d'activité sur une année et vous préparer en conséquence pour l'année suivante.

Liste des animaux présents

Vous avez désormais la possibilité de connaître le nombre d'animaux présents à une date donnée (avec liste complète), ainsi que les animaux qui entrent ou sortent de votre pension à cette même date. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur le bouton Aujourd'hui du bandeau de gauche puis sur l'onglet Animaux. La liste affiche les animaux présents à la date indiquée, et les arrivées/départs sont mis en évidence en gras.

Édition de courriers

Un nouvel éditeur de courriers a été intégré dans le logiciel vous permettant de paramétrer des modèles de documents à l'intention de vos usagers. Ces courriers sont accessibles depuis la fiche d'un gardiennage (menu déroulant Sélectionner l'action > Vos courriers) et peuvent avoir pour cadre le client, le gardiennage ou les animaux selon leur paramétrage. Pour accéder à l'éditeur, cliquez sur l'onglet Config, puis le bouton Paramétrage et enfin Vos courriers.

Mise à jour export gardiennages

Afin de palier à un manque, l'export des gardiennages a été mis à jour afin d'y faire figurer la durée du séjour d'un animal (en jours/nuitées). Les intitulés des colonnes ont également été renommés afin de pouvoir ajuster la taille des colonnes à leur contenu (plus lisible). Enfin, vous pouvez désormais choisir d'exporter les données en fonction du type d'emplacement, ce qui vous permet de séparer plus simplement les données qui concerne les gardiennages des canidés, des félins ou encore la vente de chiots par exemple.

Auto-complétion banque saisie d'acompte

Le logiciel vous propose désormais un système d'auto-complétion de la banque lorsque vous saisissez un acompte (sur le même modèle qu'un paiement en caisse). Dès qu'une banque aura été indiquée une fois lors de la saisie d'un acompte dans le logiciel, elle vous sera proposée lors de la saisie d'un nouvel acompte afin de réduire les doublons orthographiques.

Multi-paiement caisse

Le logiciel vous permet désormais d'ajouter plusieurs paiements lorsque vous facturez une ou plusieurs prestations depuis la partie Caisse. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur le bouton bouton plus dans le cadre des paiements puis de choisir le mode de paiement souhaité avant de valider la prestation choisie.

Gestion des avoirs et multi-paiement

Vous avez désormais la possibilité de renseigner plusieurs paiements associés à une date différente au moment de clôturer un gardiennage. Cette fonctionnalité peut vous permettre par exemple de renseigner plusieurs chèques en même temps. Le logiciel vous permet également de gérer des avoirs, que vous pourrez utiliser pour solder tout ou partie d'un gardiennage d'un client ayant un trop-perçu sur un précédent gardiennage. Un onglet Avoirs est ainsi présent dans la fiche d'un client. Une fois créé, le logiciel vous proposera d'utiliser tout ou partie de cet avoir lors de la facturation d'un gardiennage pour ce même client. Le reste a payer sera automatiquement recalculé, et les montants des avoirs apparaîtront dans les récapitulatifs comptables.

Aperçu état pension

Vous avez désormais la possibilité de visualiser sur votre cartographie l'état de votre pension à une date donnée, estimée en fonction des réservations et gardiennages enregistrés dans le logiciel. Pour cela, il vous suffit de sélectionner la date souhaitée dans champ « Affiche le plan au » dans l'onglet Gestion du bandeau de gauche.

Interface paramétrage

La partie Paramétrage du logiciel fait peau neuve en vous proposant une interface plus dépouillée (Config > Paramétrage). Chacune des catégories est désormais facilement identifiable grâce à une icône représentative des informations que vous pouvez y paramétrer.

Ration animal

Sur la fiche de l'animal (onglet Santé), il vous est maintenant possible de saisir la ration de nourriture que mange l'animal, avec la quantité et la fréquence.

Caisse

Dans le bouton Caisse (bandeau de gauche), vous pouvez dès à présent modifier un mode de paiement après avec facturé la prestation (pour corriger une erreur de saisie, etc.).

Notoriété

Vous avez maintenant la possibilité de renseigner la manière dont les clients vous ont connu. En paramétrant à l'avance des réponses prédéfinies (Config > Paramétrage > Notoriété > Nouvelle entrée), vous pourrez renseigner ce champ rapidement pendant la création d'une location. Cette information se retrouvera dans la fiche client, dans la fiche gardiennage, dans l'export de la liste des clients ainsi que dans les statistiques.

Nouveaux tableaux

Dans tous les tableaux du logiciel, vous avez maintenant possibilité de faire des tris par en-tête de colonnes et des recherches sur le contenu de chaque cellule.

Capacité box

Il vous est maintenant possible de saisir une capacité sur sur chaque box afin de pouvoir mettre plusieurs gardiennages d'animaux sur un même box (Config > Edition du plan > Modification > choix d'un box > Champs "Capacité box").

Onglet « Santé »

Sur la fiche d'un animal, vous disposez maintenant d'un onglet « Santé ». Il regroupe toutes les informations relatives à la santé de l'animal (vétérinaire, nourriture, vaccin, etc.).

Paramétrage vétérinaires et vaccins

Dans le paramétrage du logiciel, il est maintenant possible de saisir une liste de différents vétérinaires et des types de vaccins. Lors de la saisie des informations sur l'animal il sera alors possible de leur associer ces informations sans avoir à ressaisir les données à chaque fois (Config > Paramétrage > Vétérinaire/Vaccins > Nouvelle entrée).